ТОВ і найм директора-іноземця: що врахувати у 2025 році

Все більше українських компаній запрошують керівників з-за кордону, щоб посилити менеджмент міжнародним досвідом і сучасними практиками. Рішення справді додає конкурентності, але вимагає бездоганного дотримання українського права та акуратного оформлення документів. Далі – про правові правила призначення директора-іноземця в ТОВ, отримання дозволу на роботу, порядок внесення змін до державних реєстрів і податкові нюанси 2025 року. Саме на цих етапах трапляється найбільше помилок, тож практичні рекомендації юристів, зокрема команди «Флагман», стануть надійною опорою для вас.

Правові засади призначення

Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» дозволяє призначити директором будь-яку фізичну особу – незалежно від громадянства чи місця проживання. Тобто іноземець має ті самі можливості очолити ТОВ, що й громадянин України. Алгоритм стандартний: рішення загальних зборів (або одноосібного власника), протокол/рішення, трудовий договір (контракт), подання змін до ЄДР. Право діяти від імені товариства виникає після державної реєстрації. Втім корпоративних кроків недостатньо. Щоб реально виконувати обов’язки директора, потрібно законно перебувати в Україні й мати право на працю. Ігнорування міграційних і трудових вимог загрожує штрафами, скасуванням рішень або визнанням дій директора недійсними. Висновок простий: формально призначити нерезидента неважко, але практичне запровадження має синхронізувати корпоративні процедури з трудовими та міграційними правилами.

Дозвіл на роботу

Без чинного дозволу іноземний директор не може виконувати посадові функції. Це ключовий етап із чіткими вимогами та витратами. Державна служба зайнятості видає дозволи на 6 місяців – 3 роки з можливістю продовження.

До пакета документів входять:

• заява (через центр зайнятості або е-кабінет);
• копія паспорта з нотаріальним перекладом (за потреби – апостиль/легалізація);
• кольорове фото;
• проєкт трудового контракту (посада, повноваження, строк, оплата);
• квитанція про сплату адмінзбору (розмір залежить від строку дозволу).

Після видачі дозволу є 90 днів, щоб укласти трудовий договір і зареєструвати його в службі зайнятості. Пропущений строк – підстава для скасування. Зверніть увагу на кілька практичних моментів: Посвідка на тимчасове проживання оформлюється на строк дії дозволу на працевлаштування, після чого слід зареєструвати місце проживання директора. Усі зміни в даних – паспортні реквізити, адреса роботодавця, умови праці – потрібно повідомляти без зволікань, інакше це може стати підставою для скасування дозволу. Продовження дозволу варто готувати завчасно, не чекаючи завершення його строку. Найчастіші причини відмови або скасування – неповний пакет документів, помилки в перекладах, невідповідність умов контракту статуту товариства, а також неподання копії трудового договору у межах 90 днів.

Щоб не допустити «вакууму повноважень», дотримуйтесь послідовності: спочатку дозвіл, далі посвідка, потім укладення й реєстрація трудового договору, внесення змін до ЄДР і лише після цього – отримання КЕП та налаштування банківських процедур. На практиці доцільно одразу погодити з банком вимоги KYC і паралельно замовити КЕП, щоб оперативно запустити операційну діяльність.

Обов’язкові аспекти, які слід врахувати

Лише дозволу на роботу замало – потрібна узгоджена робота «корпоративка + кадри + податки». Подбайте про технічні речі: отримайте РНОКПП (податковий номер), налаштуйте КЕП/е-підпис для доступу до е-кабінету платника та банківських сервісів, пропишіть внутрішні регламенти щодо підписів і лімітів представництва.

Перед призначенням перевірте:

• відповідність статуту чинним вимогам і відсутність обмежень за громадянством керівника;
• коректність внесених до ЄДР даних про іноземця;
• наявність податкової реєстрації директора як платника ПДФО та військового збору.

Іншими словами, мало ухвалити рішення – важливо відобразити його в держреєстрах і податкових системах. Додатково синхронізуйте дані з банком (KYC) і ключовими контрагентами, щоб платежі та підписи

проходили без збоїв. При наявності будь-яких питань, завжди краще звернутись до професійних юристів, які допоможуть вирішити будь-які юридичні нюанси, будь то реєстрація ТОВ чи навпаки ліквідація ТОВ. Це збереже час та нерви, які можуть бути витрачені на вникнення в тонкощі.

Податкові та трудові нюанси

Оплата праці директора-нерезидента здійснюється за нормами українського законодавства. У 2025 році роботодавець нараховує:

• ЄСВ – 22% від нарахованої зарплати (не нижче мінімального внеску). Це витрати роботодавця; сплачуються щомісяця і відображаються у звітності з ЄСВ.
• ПДФО – 18%. Утримується із зарплати роботодавцем як податковим агентом і перераховується під час або відразу після виплати доходу.
• Військовий збір – 1,5%. Також утримується із зарплати та сплачується до бюджету у встановлені строки разом із ПДФО.

На директора-іноземця повністю поширюються норми КЗпП: відпустки, оплата тимчасової непрацездатності, правила робочого часу, охорона праці та належні процедури припинення трудових відносин. Якщо між Україною та країною податкового резидентства директора діє угода про уникнення подвійного оподаткування, оподаткування можна узгодити між державами – зазвичай потрібна довідка про резидентство та коректне документування виплат. Податкові питання – це не лише оклад. Важливо заздалегідь визначити резидентський статус директора, валюту виплат (гривня чи іноземна валюта), а також порядок звітності й можливу взаємодію з іноземними доходами. Це зменшує ризик донарахувань і ситуацій із «подвійним» оподаткуванням.

Практичні кроки для компанії

Щоб безпечно призначити іноземця директором, дійте послідовно. Спершу підготуйте статут і протокол з чіткими формулюваннями, перевірте відсутність обмежень за громадянством, визначте право підпису та представництва і звірте дати рішень із кадровими документами. Далі укладіть трудовий контракт із прозоро визначеними повноваженнями, строком і відповідальністю; синхронізуйте його зі статутом (право першого підпису, ліміти на значні правочини) та одразу пропишіть порядок дострокового припинення. Паралельно завчасно подайте документи на дозвіл на працевлаштування, після його отримання оформіть посвідку на тимчасове проживання та в межах 90 днів повідомте службу зайнятості про укладений трудовий договір. На завершення проведіть податкову консультацію щодо застосування міжнародних угод, визначте податковий статус директора (резидент/нерезидент), отримайте для нього РНОКПП і перевірте коректність нарахувань ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Висновок

Запрошення іноземного керівника – це спосіб підсилити бізнес новою експертизою, але процес вимагає уваги до деталей. Якісні документи, дотримання трудових і податкових правил та своєчасний дозвіл на роботу – базові умови легального й безпечного найму. Залучення досвідчених юристів допоможе пройти всі етапи без помилок і зберегти операційну безперервність компанії.